Како одговорити на телефонски позив мог шефа

Садржај

• фазе
• Део 1 Вежбање професионалног етикета на телефону
• Део 2 Разговор са вашим супервизором
• Део 3 одговарање на телефонски позив ван радног времена

Примање телефонског позива од шефа понекад је узнемиреност, посебно ако вас то често нервира и изгуби самопоуздање. Најбољи начин да одговорите на телефонске позиве свог послодавца је да вежбате професионални етикет на телефону у сваком тренутку и да сте увек спремни да прихватите задатке и одговорите на питања у вези са својим радом.

фазе

Део 1 Вежбање професионалног етикета на телефону

1. 
   

   
   Јавите се позиву. Пустите да телефон звони два до три пута пре подизања. Ово ће му створити утисак да сте заузети и да добро напредујете. Прерано позовите позив, остављајте утисак да нисте превише заузети или уопште не радите ништа, предуго чекајте пре него што то учините, сугерише да вам позиватељ није приоритет.
   • Не заборавите да примењујете ово правило сваки пут када се налазите у професионалном окружењу, ко год да вас позове. Не радите то или не примените његова правила погодности само када ваш шеф покушава да вас контактира телефоном, већ са свима, укључујући ваше колеге, купце и добављаче, који ће бити прихватљивији ако се понашате на одговарајући начин. Поред тога, никада не можете са сигурношћу знати када ће вас послодавац назвати са друге линије.

2. 
   

   
   
   
   Поздравите га професионално. Када се јављате на телефон, потрудите се да будете што професионалнији и пријатнији. На пример, ако вас сарадници или послодавац позову, реците: "Ево Јеан Поиссон. Како да вам помогнем? "
   • Ако радите у великој организацији са више одељења, у поздраву наведите назив вашег одељења или одељења. Реци: "Овде Јеан Поиссон из комерцијалног одељења. Шта могу учинити за тебе? "
   • Када одговарате на телефонски позив са спољне линије, унесите назив свог предузећа, чак и ако мислите да вас шеф може звати. На пример, реците: "здраво! Овде АБЦ Сервице, Јеан Поиссон до уређаја. Како да вам помогнем? "

3. 
   

   
   Прогутајте храну или пљуните жваку. Учините то најбоље пре него што подигнете телефон, али ако то не можете на време, завршите акцију на нај дискретнији и тихији могући начин. Разговор са жвакаћом гумом или храном у устима је неприкладан и даје лошу слику о себи. Боље да то саговорник схвати.

4. 
   

   
   
   
   Говорите јасно и директно у микрофон. То ће вам помоћи да избегнете проблеме у комуникацији између вас и вашег супервизора, што може касније изазвати проблеме. Поред тога, ваш шеф ће бити фрустриран ако има проблема у комуникацији с вама због проблема са звуком или лошег квалитета звука.
   • Такође се сетите да се смешкате када одговарате и разговарате телефоном. Већина позивалаца, укључујући вашег шефа, знаће да се смешкате својим гласом и тоном. Ово ће се позитивно одразити на вашег шефа, посебно ако радите у индустрији која се односи на продају и услуге купцима.

5. 
   

   
   Дајте му сву пажњу. Будите врло опрезни док разговарате телефоном са шефом. Зауставите све што радите, чак и ако је то задатак који вам је дао раније. Будите спремни да саслушате шта вам он каже.
   • Генерално, избегавајте да вас ометају спољни фактори током комуникације са шефом. На пример, ако неко од ваших колега дође у вашу канцеларију док сте телефоном, реците му пристојним гестом да не можете тренутно да разговарате са њим.

Део 2 Разговор са вашим супервизором

1. 
   

   
   Водите белешке. Узмите бележницу и будите спремни за белешке када ћаскате с њим. Ово ће вам омогућити да у сваком тренутку будете спремни да приметите све важне информације које би волео да вам саопшти током разговора, као што су: време, датуми, адресе или упутства за одређени задатак. Ово ће вам такође омогућити да напишете сва важна питања која бисте му желели поставити заузврат.
   • Увек запамтите да имате на столу, горњој фиоци или на лако доступном месту, бележницу и оловку. Имајући бележницу у близини омогућиће вам да снимите важне информације сваки пут када обављате заказани или непланирани телефонски позив.
   • Ако немате свеску при руци, али седите испред рачунара, отворите празну страницу или Ворд документ и правите белешке као да користите бележницу. Имајте на уму, међутим, да ће он моћи да вас чује како куцате, зато будите врло опрезни и пажљиво слушајте како бисте се мање склони питати да ли су звуци ваше тастатуре заиста повезани са вашим разговором.

2. 
   

   
   Останите мирни. Неколико тренутака дубоко и мирно дишите и попијте мало воде колико вам је потребно да бисте се смирили. Лако је препознати анксиозну особу на телефону, посебно ако она тешко дише или има дрхтав, неодлучан глас. Ако останете мирни, такође ћете вам помоћи да се осећате самопоузданије и контролирате ситуацију.
   • Ако знате да ће вас послодавац ускоро назвати, ослободите се анксиозности ходајући мало пре него што примите позив. Устаните и шетајте мало по вашој канцеларији или услузи, то ће вам помоћи. Само се обавезно вратите на време за позив.
   • Ако осетите потребу да се брзо или током позива смирите, неколико пута дубоко удахните. Удахните што је могуће спорије кроз нос, четири до пет секунди. Задржите дах још три секунде, а затим лагано издахните још четири до пет секунди. Удисање кисеоника помоћи ће вам да се ослободите напетости и омогућиће вам да очистите главу.

3. 
   

   
   Све време вежбајте активно слушање. С обзиром да вам он не говори у лице, важно је да јасно разумете све што вам каже телефоном. Не оклевајте да га замолите да понови и објасни ствари које нисте чули или разумели.
   • У ствари, од вас повремено тражите појашњења или потврдите неке детаље, чак и ако разумете његова упутства. Само покушајте да сажете своја упутства сопственим речима пре него што спустите слушалицу. Вежбајући активно слушање, показаћете му да га пажљиво слушате и да сте професионални.

4. 
   

   
   Одговорите му укратко. Не обилазите грм, идите право на ствар и директно му одговорите. То ствара дојам да сте добро припремљени и омогућићете свом шефу да се фокусира на сврху његовог позива, а да притом не буде превише ометан. У већини случајева ваш послодавац је веома заузет и зове вас само зато што жели неке конкретне информације од вас. Осим ако вас посебно не замоли да му дате све детаље, дајте му тачно оно што жели.
   • Још једном, то не значи да не треба тражити појашњење ако је потребно. Ваш послодавац је сигурно веома заузет, али боље је трошити 60 секунди више сада постављајући питање него трошити сате исправљајући грешке са шефом. Ако имате пуно питања за постављање, али нема довољно времена да се обратите, питајте свог вођу да ли можете да се приближите одређеном колеги или се обратите писаном документу да будете више информисани.

5. 
   

   
   Усмено кимните. Радите то током разговора. Вербални кимање су изјаве попут „да“, „слажем се“, „разумем“ и „видим“. Сви они показују да га активно слушате.
   • Наравно, те вербалне кимање треба изводити у одговарајуће време током разговора. Сачекајте паузу након упутства или објашњења пре него што то учините.

6. 
   

   
   Имајте позитиван став током позива. Позитиван и динамичан став показује вашем шефу да сте сигурни, компетентни и да се не бојите да се суочите са изазовима рада. На пример, ако вас позове да разговарате о неком проблему, разговарајте са њим о могућим решењима која можете имплементирати.
   • Будите што је могуће пријемчивији, чак и ако критикује ваш рад или став. Прихватите критику тако што ћете је сумирати властитим речима, а затим разговарати о томе како је поправити. Можете искрено изразити забринутост због начина напријед у будућност, али избегавати изговоре за грешке или проблеме у прошлости.
   • Своју реченицу формулишите употребом изговора „ја“ уместо „ви“ када желите да изразите забринутост или објасните прошле проблеме. Ово ће омогућити вашем вођи да се не стави у дефанзиву, да вам одговори негативно или на силу љутње. На пример, ако вас назове да разговарамо са вама о задатку који нисте успели да довршите на време, реците: „Имао сам проблема са прикупљањем потребних информација“ уместо да каже „ви није ми на време дао потребне информације ".

7. 
   

   
   Хвала му. Не заборавите да се захвалите свом кувару што вам је одузео време да вас позове. Иако је он тај који вас је звао, а не обрнуто, захваљивање што вас је звао, одличан је начин да му покажете колико вам је драго за време које вам је дао. На пример, реците: „Знам да имате напоран дан, хвала што сте одвојили време да ме позовете. "
   • Учините то сваки пут када вас надгледа ваш надзорник, а посебно када то учини да изрази забринутост, критикује ваш рад или објасни пројекат. Циљ је да вам покажете колико сте жељни извршавања задатих задатака, а захвалите му на времену које вам је доделио начин је да препознате да ће вам његов позив помоћи да добро обавите посао.

Део 3 одговарање на телефонски позив ван радног времена

1. 
   

   
   Одговорите на позив ако је могуће. Ако вас шеф назове након радног времена, позовите и разговарајте с њим ако то не омета ваше остале приоритете. Ово је још важније ако сте били на овом положају мање од шест месеци.
   • Ваша спремност за комуникацију са шефом након редовног радног времена показаће колико сте посвећени свом послу и свом послу.
   • Ако му не можете одговорити кад вас позове, потпишите га што пре. У идеалном случају, послушали бисте глас који сте вам оставили и позвали је што пре. У зависности од културе компаније и природе позива, требало би да будете у могућности да је добијете слањем е-маила или е-маила да бисте објаснили зашто нисте могли да га прихватите ако не можете да га позовете.

2. 
   

   
   Прегледајте своју корпоративну културу. У неким компанијама послодавац захтева да запослени буде у контакту телефоном и е-маилом, без обзира на време или дан. Иако се ово може чинити неправедно, ипак ћете га морати прихватити као део културе ваше компаније ако желите да наставите да радите на њему.
   • Ако не знате која правила да следите, приближите се колегама. Можда ћете научити да можете сачекати неколико сати пре него што одговорите или да сви одмах одговоре. Пронађите праве информације и примените их.

3. 
   

   
   Останите позитивни и понашајте се у складу са ситуацијом. Увек будите пристојни и позитивни када слушате свог послодавца, чак и ван радног времена. У складу с тим, морате да сагледате сваку ситуацију пре него што одлучите како да на њу одговорите.
   • На пример, ако вас послодавац критикује или вам даје упутства о послу, водите белешке током разговора, али не оклевајте да наставите своје ванпрофесионалне активности након завршетка позива. Ако вам задатак који вам је дао није хитан, можете га оставити по страни и обавити га током нормалног радног времена.
   • С друге стране, ако је хитно стање, морате се истовремено ставити и решити проблем без губитка секунде, у складу са жељама шефа.

4. 
   

   
   Оцените задовољство послом. Ваш шеф не може оправдано очекивати да будете на располагању 24 сата дневно, 7 дана у недељи, међутим нема гаранције да ће његова очекивања бити разумна. Ако вас шеф редовито зове након радног времена и чини вам се нелагодно или анксиозно, размислите о тражењу другог посла.
   • Искључите свој мобилни телефон ако знате да ће вас послодавац назвати после радног времена, али осим ако нисте синдикални, вероватно вас могу отпустити у било које време. Шеф се може повући ако примети да се не јављате на његове позиве након радног времена или вам шаље због тога.