Како се припремити за састанак

Садржај

• фазе

викиХов је вики, што значи да је више чланака написало више аутора. Да би створили овај чланак, у његовом издавању и побољшању током времена учествовало је 17 људи, неки анонимни.

Припрема је веома важна да би састанак био успешан. Састанци су такође важан део многих каријера, тако да није мали посао!

фазе

1. Запитајте се да ли је потребно или не. Ако закажете састанак само ради преношења информација, не губите време других људи. Пошаљите им белешку.
2. Припремите мишљење. Требало би да садржи датум, време, дневни ред и локацију састанка. Поделите ово обавештење учесницима довољно времена унапред.
3. Приложите белешке са претходног састанка, ако их је било. То ће учесницима пружити прилику да идентификују тачке које не разумију или оне са којима се не слажу.
4. Поставите основне елементе на своје место. Распоредите столице и столове пре почетка састанка. Набавите папир и оловке за све. Ставите карафу воде на средину стола, а чаше дуж стола.
5. Најавити отварање сесије. То значи да особа која председава састанком тражи тишину како би састанак могао да започне. Одредите кварталне циљеве тима.Дневни ред дана је листа тема којима ћете се бавити, у унапред одређено време, да бисте постигли овај циљ. На пример: 1) Ревизија стања циљева из претходног тромесечја (15 минута), 2) Преглед табеле за сугестије циљева (20 минута), 3) Избор 5 циљева (10 минута).
6. Донеси књигу присуства. На почетку састанка можете да употребите и комад папира да сви присутни опишу своје име и потпис. Та имена ће бити укључена у извештај.
7. Размислите о извештају. Затражите од секретара задуженог за записнике да опише главне тачке састанка и да их куцате касније.
8. Питајте на крају службеног састанка, ако неко има било каквих питања. То је познато као разна питања. Одредите датум за следећи састанак и формално га испуните.

савет

• Дневни ред дефинише састанак и спречава нас да предуго разговарамо о одређеној теми.
• Уобичајено је да се на годишњој скупштини формира председник. Предсједавајући води састанак, осигурава да се поштује дневни ред и да само једна особа говори истовремено.
• Ако није именована ниједна председавајућа, питајте да ли би неко други желео да испуни ту улогу за састанак.
• Исти принцип важи за секретара одговорног за извештај.
• Важно је имати прецизан рачун како бисте избегли даље несугласице.
• Ова упутства односе се на формални састанак.
• Чак и у контексту неформалног састанка, добра идеја је прво послати обавештење у коме се наводи време и датум састанка. На послу, тражење учесника неформалног састанка може бити довољно.

упозорења

• Председник мора имати снажну личност да би се осигурало несметано одвијање састанка.