Како написати извештај

Садржај

• фазе
• Део 1 Припрема
• Део 2 Бележење белешки током састанка
• Део 3 Писање записника
• Део 4 Коришћење предложака минута за састанке

Бирани сте или постављени за секретара свог комитета. Честитамо! Али, да ли сте већ водили белешке, припремили и саставили записнике? Без обзира да ли примењујете правила процедуралног кода за делиберативно састављање, попут Робертсовог правилника о раду или Мориновог кодекса, или развијате своје записнике на свој начин, мораћете да следите одређене методе да бисте постигли изврсност.

фазе

Део 1 Припрема

1. 
   

   
   Упознајте се са процедурама састанка ваше компаније. Ако секретар мора сачинити формални извештај, пожељно је да се распита о кодексу поступка који ће се примењивати, наиме Цоде Морин или друго. У мање формалном окружењу одредите шта треба укључити у записник и како ће се они користити.
   • Као известиоц, не морате да знате сва правила поступка. Међутим, било би корисно добити копију кода или затражити од председника посебан одговор на било која питања.
   • Упознајте се са својом улогом. Неки известиоци не умешају се директно у дебате, док други бележе белешке док учествују у расправи. У оба случаја, секретар не сме играти другу важну улогу, попут председавајућег или помагача.

2. 
   

   
   Припремите модел. Записници састанка имају скоро сличан садржај. Предложак вам омогућава да стандардизујете презентацију својих минута ради лакшег прегледа. Такође можете да преузмете узорке образаца минута минута. Омогућите довољно простора за најмање предмете наведене у наставку.
   • Назив организације.
   • Врста састанка. Да ли постоји редован годишњи или недељни састанак, мали састанак одбора или састанак са посебним наменом?
   • Датум, време и место. Оставите простор да снимите време почетка и краја сесије.
   • Име предсједника или модератора састанка и име секретара или замјеника.
   • Списак učesnici и изузети. У ствари, то је листа о присуству. Имајте на уму да је постигнут кворум, тј. Ако је број поклона минимално потребан за гласање.
   • Оставите простор за свој потпис. Као секретар, свој посао ћете увек морати да потпишете. Можда ће вам бити потребан додатни потпис када треба да буде одобрен записник, али то зависи од процедура ваше компаније.
   • Редослед дана, ако их има. Ако нисте сами направили дневни ред, замолите председавајућег или модератора за састанак да вам достави копију која ће бити корисна за организовање ваших белешки.

3. 
   

   
   
   
   Понесите са собом свеску или лаптоп. Проверите да ли вам је пријатно са вашом опремом. Ако често пишете минуте, набавите лаптоп у ту сврху или направите фасциклу на рачунару.
   • Ако сте припремили записник са претходног састанка и није достављен на одобрење, обавезно се оперите и са вама.
   • Магнетофон вам може помоћи да напишете минут касније, али то неће заменити снимање белешки. Ако снимите поступак током састанка, побрините се да се сви присутни слажу. Одуприте искушењу да репродукујете изјаве учесника реч по реч.
   • Ако научите стенографију, брже ћете водити белешке, али нећете морати да репродукујете све што учесници кажу да бисте написали своје записнике. У ствари, морате то избегавати.
   • Ако сте позвани да јавно биљежите, користите графоскоп или флипцхарт. Пажљиво сортирајте белешке тако да их можете лако користити за писање минутажа.

Део 2 Бележење белешки током састанка

1. 
   

   
   
   
   Расподелите временски лист. Чим су сви ту, пошаљите лист или више ако има пуно учесника. Сви ће га користити за писање имена и контакт података. Ова листа ће се користити за попуњавање одељка записника, резервисаног за записивање имена особа које су учествовале на састанку. На записник можете приложити и сам лист.
   • Ако не знате већину присутних, направите план табеле и испуните га када тражите да се сви представе. Држите листу при руци док биљежите, тако да их по потреби можете назвати по имену.

2. 
   

   
   Испуните свој модел до максимума. До отварања састанка унесите назив организације, датум и место и врсту састанка, нпр. „Недељни састанак управног одбора, посебан састанак одбора итд.“ ". Када састанак почне, имајте на уму време.
   • Ако немате образац, напишите ове информације на почетку белешки.
   • Ако је састанак сазван у одређену сврху или у одређено време, чувајте копију обавештења која је послата учесницима. Мораћете да га приложите у записницима након што је написано.

3. 
   

   
   Запишите резултат првог предлога. Већина званичних састанака започиње предлогом да се усвоји привремени дневни ред. Овај први корак послужиће као пример за илустрацију поступка. Ако састанак започне са другачијим предлогом, обавезно забележите исте релевантне информације.
   • Тачно е покрета који почиње са "Предлажем". То обично значи „предлажем усвајање ове агенде. "
   • Име аутора предлога.
   • Резултат гласања. Ако је глас позитиван, напишите "предлог је усвојен".
   • Ако не можете тачно да репродукујете дуге предлоге, можете тражити да они буду поднети у писаном облику. Ако се ово понавља, замолите да овај захтев укључите у званичну процедуру за предлоге који прелазе одређени број речи.
   • Ако сте сачинили дневни ред, ви можете бити покровитељ предлога, а истовремено сте секретар састанка. Ово је савршено све док останете објективни јер није неспојиво укључивање властитих радњи у записнике.

4. 
   

   
   Сачувајте остале предлоге представљене током састанка. Пажљиво пратите поступак, али не бележите их у записницима, осим ако није другачије наређено! Када се представи нови захтев, забележите релевантне информације.
   • Запамтите да сваки предлог треба да садржи услове самог предлога, име аутора и резултат гласања.
   • Неки предлози захтевају подршку другог учесника пре него што буду стављени на гласање. На пример, ако неко каже: „Подржите кретање“, забележите име те особе у записнику као коаутор покрета.
   • Ако не знате име спонзора предлога или га морате поново слушати, молимо вас да зауставите састанак и поставите питања. Прецизно снимање информација је довољно важно да оправда овај мали прекид.
   • Ако се неки предлог промијени, једноставно поновите текст у биљешкама. У записнику није потребно навести да је предлог измењен, осим ако није дошло до полемике око амандмана који је покренуо дугу расправу.

5. 
   

   
   Послушајте презентацију извештаја и тражите копије. Кад год се извештај, билтен или сличан документ прочитају наглас, забележите име извештаја и име особе која га чита или име пододбора који га је написао. Ако постоји приложени покрет, сачувајте га као и за било који други покрет.
   • Међутим, најбоље је да копију документа добијете на крају састанка. Представљајте напомену говорнику или столици да добијете ову копију. Након тога копију сваког извештаја приложићете неколико минута по његовом писању.
   • Ако копија није доступна, имајте на уму где се чува оригинални документ. Можда ћете морати да затражите ове информације након састанка.
   • Ако учесник усмено поднесе извештај уместо да прочита документ, напишите резиме своје изјаве. Не улазите у детаље и не репродукујте речи говорника.

6. 
   

   
   Обратите пажњу на предузете или додељене акције. Ово укључује верификација спровођење одлука са претходног састанка и спровођење нових акција. Да ли је некоме наређено да напише писмо? Запишите имена укључених људи и радње које су им приписане.
   • У зависности од степена формалности вашег састанка, многе од ових акција могу бити део предлози. За мање формалне састанке морат ћете бити пажљиви према одлукама које нису јасно формулисане.
   • Укратко наведите разлоге одлуке, ако их има.

7. 
   

   
   Забележите све тачке налога и процедуралне тачке. Кад год се поднесе приговор против поступка, имајте на уму цео приговор и принцип на којем је заснован, као и целу одлуку донесену од стране председника.
   • Не заборавите да укључите референце на кодекс поступка, без обзира да ли примењујете статут или протокол организације.

8. 
   

   
   Знате када написати сажетке дискусија. То ће бити потребно само након јасно наведеног захтева. Званично, извештај одражава оно што је било чињеница а не оно што је било саид . Међутим, морате узети у обзир јединствене захтеве своје организације.
   • Водите белешке, тежите да будете објективни, без обзира на околности. Пишите конкретне тачке, а не осећаје. Минимизирајте употребу придјева и прислова. Ваш циљ је написати сув, фактичан и понекад неукусан документ!
   • Резиме расправа не би требао бити номинативан. Дакле, избегавајте да спомињете имена говорника у дебатама. Ово је посебно важно када би током бурне расправе бескрупулозан говорник могао да увреди сензибилитет неких.

9. 
   

   
   Затвори на крају састанка. Обратите пажњу на време одлагања састанка. Не заборавите да покупите све копије извештаја или подсетите људе да вам их пошаљу.
   • Прегледајте белешке да бисте били сигурни да је све јасно и да нисте ништа заборавили. Ово је време да поставите своја питања пре него што учесници оду.

Део 3 Писање записника

1. 
   

   
   Почните да пишете што је пре могуће. Најбоље је описати минуте одмах након састанка, све док су догађаји још увек свежи у вашем сећању.

2. 
   

   
   Користите рачунар за уписивање белешки о састанцима. То сте можда већ учинили, ако сте током сесије узимали белешке на преносном рачунару. Сачувајте белешке и започните нови документ. Можете их упоредити са минутама тако што ћете их ставити један поред другог.

3. 
   

   
   Јасно представите своје белешке у параграфима. Сваки нови предлог, нова одлука или наредба треба да се разматра у независном параграфу. Током операције проверите да:
   • поштовали сте правила правописа и граматике, чак и ако користите коректор правописа, ако је потребно,
   • користили сте исто време у целини е, било прошлости или садашњости, али без да икада прелазите из једног времена у други у истом документу,
   • објективни сте, другим речима, ваше мишљење се никада не би требало појавити у записницима, јер покушавате да направите објективни документ који је намењен свима,
   • користили сте једноставан и прецизан речник и заменили нејасне појмове одговарајућим речима, избегавајући употребу цветних израза,
   • само сте споменули предузете радње, а не расправе, осим ако вас није замолила да их снимите, јер бисте се требали фокусирати на оно што је било чињеница а не на ономе што је било саид,
   • бројали сте странице ради јасноће.

4. 
   

   
   Подијелите копију нацрта вашег записника члановима. Пошаљите копију сваком члану користећи контакт информације на табели. Ако немате контакт информације, фацилитатор састанка требао би вам бити у могућности доставити их.

5. 
   

   
   Одобрите записнике састанка. На наредном састанку ћете можда тражити да га наглас наглас прочитате и предате на одобрење. Ако је предлог усвојен, имајте на уму да је записник усвојен.
   • Ако је извештај измењен пре него што га усвоји, унесите промене и на крају документа забележите да је измењен без описивања извршених промена.
   • Ако је предлог за измене и допуне поднесен након одобрења записника, наведите тачан садржај предлога и одлуку о његовом усвајању или одбијању.

Део 4 Коришћење предложака минута за састанке

1. 
   

   
   Посетите веб локацију која нуди огледне записнике састанака. Ове шаблоне ће вам уштедјети време и избећи грешке.

2. 
   

   
   Одвојите време за преглед сајтова. Искористите могућности које нуди сваки да бисте пронашли модел који вам одговара.
   • Ако вам је потребан одређени тип модела, на пример тренутни или стандардни модел, извршите истраживање и преузмите одабрани модел кликом на дугме „преузми“ или „користи предложак“. Обавезно га сачувајте на месту које је лако пронаћи како га не бисте изгубили.

3. 
   

   
   Приступите датотеци. Сада када завршите с преузимањем, распакујте датотеку и отворите је у „Мицрософт Ворд“ или „Екцел“. Користите најновију верзију „Мицрософт Ворд-а“ за лакоћу и квалитет. Ажурирање софтвера олакшаће вам ствари док вам омогућава коришћење нових функција.

4. 
   

   
   У заглавље додајте логотип ваше компаније и симбол ауторских права. Уклоните узорку логотипа из шаблона и обавезно прочитајте услове коришћења веб локације за преузимање. Не желите да се нађете пред правним проблемима, зар не?

5. 
   

   
   Промените наслов. У пољу наслова означите речи „наслов састанка“ и унесите стварни наслов записника.

6. 
   

   
   Промените презентацију документа (факултативно). Да бисте учинили свој модел атрактивнијим, можете да промените боје или одаберете другу тему. Једноставно је: пронађите картицу „изглед“ и кликните на одељак „боје и теме“. На овај начин можете променити изглед свог модела и чак одабрати боје које одговарају логотипу ваше компаније.

7. 
   

   
   Унесите титлове одељка. Требало би бити неколико поља која можете попунити. Можда ће вам требати више поља или радије промените е. Прилагодите их према вашим потребама.

8. 
   

   
   Спремите предложак на лаптоп. Тако га можете користити током сеансе за писање записника. Ако наставите да користите „Мицрософт Оффице“, ствари ће ићи брже и лакше и моћи ћете да пратите састанак са више организације и прецизности него раније. Алтернативно, можете да штампате свој предложак да бисте написали руком писане белешке, али осигурајте да имате довољно простора за уписивање потребних информација.

9. 
   

   
   Проверите свој модел. Честитамо! Ваш модел извештаја је готов. Ваша продуктивност и тачност требало би експоненцијално да се побољшају сада када имате модел који треба да следите који вам помаже да организујете своје идеје. Као и у сваком пројекту, прегледајте детаље вашег модела да бисте препознали нетачне или недостајуће предмете. Чим је све у реду, можете га користити на следећим састанцима.