Како написати план управљања променама

Садржај

• фазе
• 1. метод Напишите план за управљање организационим променама
• Метода 2 Пратите промене у пројекту

Постоје две врсте планова управљања променама. Један се бави утицајем промена на организацију и олакшава транзицију. Други помаже у праћењу промена у једном пројекту, стварајући јасан запис о променама производа или обима пројекта. Ови планови се односе на приопћавање онога што треба учинити јасно и тачно.

фазе

1. метод Напишите план за управљање организационим променама

1. 
   

   
   Покажите разлоге промена које треба извршити. Наведите факторе који су довели до одлуке за промену, као што су лоши рад, нова технологија или промена мисије организације.
   • Један од приступа је описати тренутно стање у пословању и будућу ситуацију коју овај план жели да створи.

2. 
   

   
   Дефинишите природу и обим промена. Укратко опишите очекивану природу пројекта. Одредите да ли ће то утицати на позиције, промене процеса, промене политике или организациону структуру. Листа одељења, радних група, система или било које друге компоненте која може бити подложна прилагођавању.

3. 
   

   
   
   
   Опишите подршку заинтересованих страна. Листа свих заинтересованих страна укључених у план, на пример, огранак, шеф мисије, предлагач, потрошачи или запослени на које је промена промена. За сваки од ових делова одредите да ли ће заинтересовани подржати измене које треба да се изврше.
   • Не заборавите да саставите табелу која може те информације објаснити јасно и сажето. За сваку странку која је погођена процените ниво приоритета (висок, средњи или низак) следећих података: свест, ниво подршке, утицај.
   • Ако је могуће, спроведите интервјуе један на један како бисте проценили подршку заинтересованих страна.

4. 
   

   
   Оснивање тима. Овај тим ће бити одговоран за комуникацију са свим заинтересованим странама, ослушкивање различитих брига и осигуравање да се операција одвија у најбољим могућим условима. Бирајте људе који су веома веродостојни у послу и који имају добре комуникацијске вештине.
   • Требали бисте запослити промотора из вишег менаџмента. Нагласите да ће бити активан рад на потицању промјена, а не само на одобравању плана.

5. 
   

   
   
   
   Развити приступ са менаџментом. Добијање све подршке компаније од суштинског је значаја за успех операције. Дозволите свим старијим менаџерима да коментаришу измене и сарађују једни с другима да играју активну улогу у овом пројекту.

6. 
   

   
   Направите план за сваког глумца. За све заинтересоване стране, укључујући оне који подржавају пројекат, процените ризике и питања која су укључена. Повјерите задужен тим да се позабави тим проблемима.

7. 
   

   
   Направите план комуникације. Комуникација је кључни елемент овог процеса. Комуницирајте често са свим укљученим странама. Појачајте разлоге промјена које треба увести и користи које ће произићи из њих.
   • Глумци би требали примити једнонаредну, двосмерну комуникацију. Састанци лицем у лице су неопходни.
   • Комуникација мора да долази од промотора главног руководства, директног супервизора сваког запосленог и било којег другог портпарола коме актери верују. Све комуникације морају проћи досљедно.

8. 
   

   
   Обратите пажњу на било какав отпор. Увек постоји отпор променама. То се дешава на индивидуалном нивоу, и зато морате лично комуницирати са заинтересованим странама да бисте открили узрок ових отпора. Обратите пажњу на притужбе како би их менаџмент тим могао отклонити. Ова брига обично укључује следеће тачке.
   • Нема мотивације или нема осећаја хитности.
   • Нема разумевања целокупне ситуације или разлога потребе за променама.
   • Недостатак учешћа у процесу.
   • Несигурност у погледу стабилности посла, будућих улога или захтева и вештина потребних за будуће позиције.
   • Неуспех руководства да испуни очекивања у вези са спровођењем промена или комуникације.

9. 
   

   
   Преузети препреке. На тврдње морате одговорити јачањем комуникације или променом стратегије. Друге захтеве могу захтевати комплементарне приступе које можете да укључите у свој план или доделите менаџерском тиму. Испитајте која је од ових опција најбоља за вашу организацију.
   • За било какве промене позиција или процеса, обуку запослених ставите као приоритет.
   • Ако планирате прелазни период што је лакше, закажите састанке или повећајте бенефиције запослених.
   • Ако заинтересоване стране нису мотивисане, понудите им подстицаје.
   • Ако се осећају искљученим од пројекта, договорите састанак како бисте прикупили повратне информације и прегледали све измене плана.

Метода 2 Пратите промене у пројекту

1. 
   

   
   Дефинишите улоге. Наведи улоге које ће се доделити сваком овом пројекту. Опишите одговорности и вештине потребне за сваку улогу. У најмању руку, делегирајте мисију кухара који ће свакодневно проводити промене као и промотера који ће пратити сав напредак и доносити важне одлуке.
   • За велике пројекте у великој корпорацији можда ћете морати да поделите улоге између неколико људи са специјализованим знањем.

2. 
   

   
   Успоставите контролну комисију. ИТ пројекти обично укључују комисију за контролу промена састављену од представника сваке групе заинтересованих страна. Ова комисија биће одговорна за одобравање захтева, уместо шефа мисије, и за доношење одлука заинтересованим странама. Овај приступ је врло погодан за пројекте са већим бројем заинтересованих страна и може захтевати често преиспитивање основних циљева.

3. 
   

   
   Креирајте поступак за примену захтева. Једном када члан тима препозна напредак, како прелазите из идеје у стварност? Опишите овај поступак овде, у складу са тимом. Ево како би то могло изгледати.
   • Чланови тима морају испунити образац за пријаву и послати га пројектном тијелу.
   • Домаћин треба да унесе податке из обрасца у дневник захтева и ажурира тај дневник јер се захтеви разматрају или одбацују.
   • Менаџер тражи од чланова тима да напишу прецизнији план и процене потребни напор.
   • Шеф мисије шаље план промотору ради могућег усвајања.
   • Промене су извршене. Заинтересоване стране су често обавештене о напретку.

4. 
   

   
   Креирајте пријавницу. Следећи подаци морају бити укључени у образац и морају се уписати у дневник промена.
   • Датум захтева за промену.
   • Број захтева који је доделио менаџер пројекта.
   • Наслов и опис
   • Име, адреса е-поште и број телефона особе која испуњава образац.
   • Приоритет дат сваком захтеву (висок, средњи или низак). За хитне измене, можда ће вам требати одређени рокови.
   • Број производа и верзије (за ИТ пројекте)

5. 
   

   
   Додајте додатне информације. Дневник промена такође мора бити у стању да прати поступке донете и пажљиво надгледа њихову примену. Поред информација из пријавних формулара, требаћете резервисати и простор за:
   • одобрење или одбијање апликација,
   • потпис особе која ће одобрити или одбити пријаве,
   • временски оквир за спровођење промена,
   • датуми завршетка промена.

6. 
   

   
   Пратите важне одлуке Поред дневника промена, пројекат би могао имати користи и од великог броја важних одлука. Ова изјава вам дугорочно може олакшати посао или помоћи у праћењу пројеката који су имали неких промена у менаџменту. Ова датотека такође може послужити као водич за комуникацију за клијенте или органе управљања. За сваку промену извршену на време, обим или захтеви пројекта, нивои приоритета или стратегија која треба да се усвоје укључују следеће информације.
   • Иницијатор пројекта
   • Датум доношења одлуке
   • Резиме разлога који стоје иза одлуке и приступа којим се до њих долази. Молимо укључите све релевантне документе у поступак.