Како организовати своју канцеларију

Садржај

• фазе
• 1. део Испразните канцеларију
• Део 2 Уређење канцеларије
• Део 3 Промовисање ефикасности

Као што се често каже, „неуредан сто је знак неуредног духа“. Одржавање чистог, организованог радног простора имаће невероватан утицај на вашу продуктивност, фокус и способност да пронађете све што вам је потребно. Можда ћете бити изненађени вашом ефикасношћу у раду након чишћења нереда на вашем столу. Све што вам треба је мало времена, дисциплина да избаците ствари које вам нису потребне, и систем да бисте били сигурни да све одговара.

фазе

1. део Испразните канцеларију

1. Почните од нуле. Биће вам лакше да се организујете ако почнете са празном канцеларијом. Уклоните све на њему. Извадите предмете из ладица (ако постоје). Све ставите на посебан сто или на под за касније сортирање. Једном када уклоните све ствари из канцеларије, биће лакше замислити како то желите да организујете.
   • Вероватно ће вам требати дуже да средите ствари које стоје на столу и одлучите које ћете бацити.

2. 
   

   
   Очистите канцеларију од врха до дна. Уживајте у темељном чишћењу празне канцеларије. Прашину и обришите одоздо чистачем с више површина. Третирајте мрље од мрља и полирајте огреботине на дрвеним столовима. Изгледаће као ново када завршите.
   • Обавезно уклоните све ствари из канцеларије пре него што почнете са чишћењем. У супротном ћете морати чистити око тржнице.

3. 
   

   
   
   
   Одбаците старе ствари које не користите. Извадите све ствари које имате из уреда и поделите их на две гомиле: једну за ствари које ћете бацити у смеће и једну за ствари које желите да задржите. Не мрдајте. Ријешите се што више непотребних ствари док не останете без голих ствари. На овај начин биће вам лакше одржавати свој стол чистим.
   • Људи су често везани за предмете које не користе и који их не користе. Поразите од непотребног посла како бисте себи дали више мира након што завршите.
   • Не заборавите да бацате смеће које нађете током чишћења канцеларије. Они такође могу рачунати на велики део поремећаја.

   
   

   
   Ажурирајте свој простор. Погледајте око свог стола и пронађите све што је застарело. Ово укључује календаре из протеклих година, маилове на које имате или нисте одговорили, па чак и старе фотографије. Замените ове објекте ажурираним верзијама. Баци их у смеће или чувај на посебном месту. Све на вашем столу мора бити ново и спремно за употребу.
   • Имате право да се држите ствари која има сентименталну вредност. Ако имате стару фотографију, поклон или сувенир који желите да задржите, чувајте је на сигурном месту и не дозволите да се нагомила на вашем столу.

Део 2 Уређење канцеларије

1. 
   

   
   
   
   Промените распоред своје канцеларије. Сада је време да своје ствари вратите на сто, али их не морате враћати тамо где су биле. Смислите нове начине да реорганизујете канцеларију како бисте искористили простор који имате. Можда ћете одлучити да ствари ставите на њихово место, али на супротној страни канцеларије или можете одабрати нову локацију за њих. Развијте аранжман који ће вам помоћи да останете усредсређени док радите.
   • Реорганизација ваших ствари на столу је мала промена која би, међутим, требало да буде монотонија коју осећате када седнете на посао и увек видите исте ствари на истим местима.
   • У Кини постоји чак и уметност посвећена организацији предмета из свакодневног живота. Ово је "фенг шуи" и ови терапеутски психолошки ефекти су добро показани.

2. 
   

   
   Попуните се новим послом. Да ли вам недостају папир, оловке или спајалице? Идите у продавницу канцеларијског материјала и изаберите потребну опрему. Направите листу тако да ништа не заборавите. Усредсредите се на ствари које много користите и имају тенденцију да их брзо изгубите. Кад дође време за посао, имат ћете све што вам треба.
   • Чак и ако вам радно место пружа све потребне канцеларијске потрепштине, требало би да имате при руци неке ствари које вам припадају (на пример, ваша омиљена врста оловке може вам учинити угоднијом).

3. 
   

   
   Размислите о организацији вашег пословања. Једном када имате добру идеју о изгледу који желите да дате канцеларији, тамо поставите своје предузеће како бисте максимизирали своју продуктивност и елиминисали било какав неред. На пример, резервисите средину канцеларије за свој рачунар, а важне предмете и документе држите при руци. Поред тога што ће вам олакшати посао, помоћи ће вам да не губите вријеме у потрази за својим стварима, јер ће они бити логички похрањени.
   • Ваша интуиција ће обично бити ваш најбољи водич да вам кажем где треба да спакујете своје ствари. Ако на одређеним местима тражите одређене ствари, ово је вероватно најбоље место да их одложите.

   
   

   
   Додајте мало стила. Ваш циљ је добити чисту и организовану канцеларију, али то не значи да мора бити досадна. Додајте неколико украсних додира да бисте јој дали више личности. Неки оквири за фотографије, мала статуа или забавна шољица за кафу могу оживети простор и учинити га топлијим.
   • Ако радите у кутији или у канцеларији, можете донети неке предмете за домаћинство да се борите са расположењем посла.
   • Обесите плакате и плакате на зид који ће вас мотивисати да напорно радите.

Део 3 Промовисање ефикасности

1. 
   

   
   Држите основе на дохват руке. Ако схватите да се често морате кретати да бисте стигли до неког објекта, морате бити сигурни да је он и даље доступан. Размислите о потезима које често радите како бисте постигли нешто на свом столу и распоредите своје ствари по важности. Ако следите овај приступ, лакше ћете пронаћи и користити своје пословање.
   • Оловке и оловке, папир, свеске, комуникациони уређаји и дигитални прибор требало би да се чувају на отвореним местима или негде где до њих лако можете доћи.
   • Раздвојите оловке и оловке у шољи како бисте их држали заједно и спремни за употребу без заузимања превише простора.
   • Оставите папирне копче и спајалице у близини штампача или на месту где рукујете документима.
   • Можете зарадити и до сат времена дневно смањујући време потребно да пронађете своје ствари у нереду своје канцеларије.

2. 
   

   
   Предмете које често користите надохватите. Небитни предмети које често користите се могу чувати у ладицама, тако да их можете извадити кад им затребате. Држите горње фиоке за ствари које заузимају простор и ствари које често користите, али их не треба држати изнад стола.
   • На пример, можда ћете наћи да за завршетак посла користите рачунар, таблет или друге електронске уређаје чешће од оловака или папира. У овом случају, ови секундарни материјали морају се чувати надохват руке како бисте оставили простор на столу за своје електронске уређаје.
   • Ако имате пуно мањих предмета, можете купити фиоке за одлагање својих ладица. Они ће се прилагодити простору у последњем и имају претинце различитих величина како би све ваше ствари биле видљиве и добро организоване.
   • Саставите си менталну листу приоритетне локације сваке ствари. Ако неки предмет често користите или је важно да га држите при руци, можете га оставити на столу. Ако вам је потребан само с времена на време, можете га сигурно чувати у фиоци. Ако је ретко користите или не стаје на радни сто, потребно је да пронађете друго место да је задржите.

   
   

   
   Не чувајте непотребни неред из канцеларије. Шта год да одлучите да задржите, али које не користите често, морате га чувати негде другде како се не би сакупили и не би вас зачепили.Ово укључује ваше личне ствари, грицкалице, пиће и уређаје које користите само у ретким приликама. Писмени документи треба да се чувају у мапама које заједно слажете у малом ормару, док остатак треба да буде смештен у доњој фиоци или другом ормару, ако га нећете користити. Избегавајте што више стављања ствари на свој стол, осим оних које су вам потребне.
   • Покушајте да искористите навику да чувате своје ствари након што их користите. У супротном, они ће се нагомилати на вашем столу или ће брзо напунити ваше фиоке, ако не обратите пажњу.

3. 
   

   
   Користите поштанску колица за своје документе. Да бисте се лакше снашли са свим својим папирологијом, треба да инвестирате у поштанску корпу. То су плитке кошаре на више нивоа које вам омогућавају да одаберете један спрат за недавне документе, а други за враћање докумената, као и за пошту без одговора или коју сте већ вратили. Чувањем ваших докумената у поштанској корпи, мапама и малом ормарићу, избећи ћете да згњечите свој стол испод папира.
   • Корпа за пошту или више кошара пореданих једна на другу могу вам помоћи да уклоните неред који настају због докумената на вашем столу.
   • Резервишите корпу за документа која сте комплетирали или требате да испуните, другу за пошту на коју требате одговорити или сте већ одговорили итд.

4. 
   

   
   Задржите контролу над дељеним делом. Неки људи морају користити заједничку канцеларију или заједничку кутију на послу или ће се ваша канцеларија налазити у близини других столова, остављајући вам прилично ограничен радни простор. И даље можете да предузмете кораке за контролу овог заједничког простора.
   • Прво, морате да будете сигурни да имате јасне границе ко је шта власник. Тада можете почети са организовањем сопственог одељка тако што ћете максимизирати његово складиштење и ефикасност.
   • Ставите ознаку на своје личне предмете и држите их поред места где седите. Идентификујте документе који вам припадају и сместите их у појединачне корпе које ћете потом ставити у фиоке или у ормар.
   • Одлучите се за заједнички простор за одлагање ствари које делите тако да поремећај не би полако претапао у ваш лични простор.
   • Носите торбу или пешкир како бисте лакше чували своје ствари. Ако радите у заједничком простору, можда нећете моћи да држите онолико потрепштина и додатака колико желите на столу и у ладицама.
   • Уђите у навику да редовно чувате и чистите како бисте заједнички уред или радно место чистили. Што је више људи концентрисано у скученом простору, то се више накупља отпада, папира и нереда.

• Сачувајте минимум личних предмета и украса када организујете канцеларију на послу. Што више објеката имате на радној површини, више простора ћете се осећати каотично и неорганизовано.
• Обавезно нађите канцеларијску столицу која вам пружа добру подршку за леђа. Ако не држите добро држање, то може утицати на ваше здравље и расположење.
• Подесите систем за складиштење тако да увек знате шта је већ завршено, шта треба завршити и шта можете да одбаците. Организујте пројекте на основу њихове важности и напретка.
• Држите корпу за отпадни папир у близини своје канцеларије да бисте је одмах одложили. Ако одложите, они ће се нагомилати.
• Ставите налепнице на фиоке да бисте сазнали где су ваше ствари, тако да не морате свуда да их тражите кад год вам затребају.
• Купујте и користите једноставне кутије за одлагање да бисте лакше управљали нередом. Неке ствари ћете морати имати при руци док их негде чувате. Можете их ставити испод стола, суседних врата или чак у неку другу собу.
• Ако волите да размислите, можете покушати да направите сопствена помагала за складиштење помоћу јединствених и персонализованих материјала.
• Ако на столу немате довољно простора за лампу, купите ону са клијештима које причврстите на ивицу.
• Ријешите се свих могућих ометања. Ово ће вам помоћи да останете ментално организовани.
• Купите ормар за подножје, пробушену рупу и раздјелнике за организирање докумената.
• Ако на рачунару имате рачунар, морате да организујете датотеке. Такође бисте требали да размислите о чишћењу унутрашњости рачунара и лаптопа.
• Покушајте да сачувате бележницу при руци у случају да нешто желите да напишете.

• Обавезно памтите где чувате своје ствари. Ако имате пуно алата, направа или мапа које морате запамтити, можете направити списак локација свих ствари у вашој канцеларији како би вам помогао да будете организовани.
• Неред на вашем столу смањиће вашу продуктивност. Пођите лако и бићете ефикаснији у свом послу.