Како написати извештај о напретку

Садржај

• фазе
• Део 1 Покрените поступак
• Део 2 Писање извештаја
• Део 3 Избегавање честих грешака

Извештаји о напретку веома су важни за управљање професионалним или академским пројектом. Поред тога, помоћи ће вам да боље информишете своје надређене, колеге или купце о напретку пројекта који реализујете. У вашем извештају треба да се наведу урађени радови и кораци које је потребно предузети да бисте довршили пројекат.

фазе

Део 1 Покрените поступак

1. 
   

   
   Одредите сврху свог извештаја. Неко може од вас тражити да опишете извештај о напретку из више разлога. Очигледно је да је у већини случајева то показати напредак који сте постигли у довршавању одређеног пројекта. Међутим, морат ћете размотрити свој циљ мало ближе.
   • Извештај о напретку програма или истраживачког пројекта мало ће се разликовати од извештаја о професионалном пројекту. У том случају ће се од вас тражити да дате информације без нужног узимања у обзир других елемената, као што су трошкови, али то није увек случај.
   • Извештај клијенту биће различит од извештаја написаног за надређеног. У оба случаја морат ћете размотрити разлоге за писање извјештаја.

2. 
   

   
   
   
   Одредите своју читатељство. Када поставите циљ свог извештаја, мораћете да изаберете информације које су ваши читаоци потребне и да их укључите у свој е. План извештаја о напретку биће готово исти, без обзира на представљену тему. Међутим, морат ћете узети у обзир посебности вашег пројекта.
   • Какви су односи ваших читалаца са пројектом? Какав је утицај пројекта на њих? На пример, овај утицај ће бити другачији ако је ваш надређени или клијент.
   • Замислите одлуку коју ће читаоци донијети након што прочитају ваш извјештај. На пример, може постојати логистика, финансирање или рокови.
   • Одредите које ће информације вашим читаоцима требати да учествују у пројекту и ефективно га пратите. Које су техничке аспекте које ваши читаоци требају знати? Да ли су навикли на жаргон који се користи у дотичној активности?

3. 
   

   
   Пронађите најбољи начин за комуникацију са својом публиком. Извештај о напретку није само писани документ који прослеђујете свом супервизору или наставнику. Може бити у различитим облицима, овисно о случају.
   • Извештај о напретку могао би бити усмена презентација која се даје током недељног или месечног радног састанка.
   • Такође може бити у облику е-поште која се редовно шаље колегама.
   • Такође можете одлучити да напишете мемоар и обратите се свом супервизору.
   • Обично ћете написати званични извештај за клијента или владину агенцију.

4. 
   

   
   
   
   Проверите са својим куваром. Ако већ нисте написали овакав извештај и у овом случају знате све о том проблему, покушајте да добијете највише информација од својих надређених. Вашој компанији може бити потребна посебна презентација и у том случају морате је испоштовати.

5. 
   

   
   Изаберите тон извештаја. Сви извештаји о напретку нису нужно формални. У стварности, интерни извештаји колегама или директним супервизорима често се пишу опуштено. Због тога ћете морати да проверите са лидером шта очекује од вашег извештаја.
   • Ако је реч о извештају клијенту или комисији за ревизију теза, препоручује се усвајање формалног звука.
   • Међутим, формални или неформални тон није битан, јер је главна ствар бити јасан, прецизан и искрен.

Део 2 Писање извештаја

1. 
   

   
   Изаберите презентацију вашег документа. Пре него што започнете са писањем, морат ћете одабрати одговарајућу презентацију и поставити садржај и тон вашег извештаја.
   • Можете да користите табелу листу. Ова метода вам омогућава да представите своје информације на јасан начин. Читалац ће моћи лако да прегледа ваш е-уређај како би добио потребне информације. Међутим, такав списак може да недостаје формализам у случају привременог извештаја. Стога, ако је извештај намењен вашим водитељима линија, најбоље је користити кратак преглед. Али, ако комуницирате са колегама, одлучите се за е-пошту.
   • Такође не заборавите да укључите графиконе или табеле. Ово је посебно релевантно ако пишете извештај о напретку пројекта за који покушавате да добијете средства или ако покушавате да оправдате читаоца добијеним финансијским средствима.

2. 
   

   
   Организујте свој е у параграфима. Добар извештај о напретку треба да буде што јаснији. Најбоље је поделити свој е по параграфима, да бисте груписали информације о истом питању.
   • Да би ваш е био јаснији, размислите о додавању титлова, тако да ваши читаоци имају представу о садржају сваког одељка. Ако их тачка посебно занима, моћи ће јој директно приступити.

3. 
   

   
   Напишите наслов. Генерално се наслов налази на врху прве странице, ако свој документ представите на следећим странама. Опет, то ће зависити од правила презентације које је направила ваша компанија или универзитет. Стога благовремено извршите потребне провјере.
   • Наслов мора садржавати датум, односно датум подношења извештаја, име и функцију примаоца, име аутора, његову функцију и сврху извештаја.

4. 
   

   
   Унесите увод. Овај одељак долази после наслова. Често се може курзивом разликовати од осталих е. Служи за преглед пројекта и његовог напретка. Представљаћете напредак и постигнуте циљеве.
   • Обавезно уврстите тему извештаја. Такође представите пројекат, подсећајући да је то ажурирање његовог напретка.

5. 
   

   
   Напишите тело свог е. Овај део се може поделити на секције и подсекције. У ствари, то је у суштини само детаљнији увод. Испитајте његов садржај и разваљајте.
   • Наведите задатке завршене од последњег извештаја као и задатке који су у току.
   • Анализирајте проблеме који се сусрећу, питања на која треба одговорити и решења која могу да се задрже.
   • Позовите и оправдајте промене које су се догодиле током пројекта.
   • Такође бисте желели да укључите и друге ставке, као што су флуктуација особља, прекорачење трошкова, кашњења, потешкоће са добијањем докумената или компјутерски и безбедносни проблеми.

6. 
   

   
   Предузмите следеће кораке пројекта. Овај одељак је део тела извештаја. Служиће за информисање читаоца о преосталим фазама пројекта. Не заборавите да споменете проблеме који могу утицати на буџет, менаџмент или рок за завршетак пројекта.
   • Изнад свега, немојте занемарити никакву промјену рока пројекта.
   • Избегавајте проблеме са залијевањем. Међутим, не брините о читаоцу непотребно и немојте давати обећања која нећете моћи да испуните.

7. 
   

   
   Унесите укупан број радних сати. Мораћете да покажете колико сте времена и вашег тима провели на пројекту. Ваши читаоци ће знати да сте напорно радили, било да вам је новац могао дати ваш линијски менаџер, клијенти или владина агенција.

Део 3 Избегавање честих грешака

1. 
   

   
   Пазите да не одступите од теме. Ваше писање биће тачно све док поштујете горе описане тачке. Настојте да се не бежите од теме бавећи се маргиналним питањима, чак и ако су интересантна.
   • На пример, ако је ваш пројекат намењен волонтерском организовању уметничког догађаја, можда ћете се наћи у анализи да почнете са гадним стањем финансирања уметности, али неће вам заиста помоћи да одредите напредак свог пројекта.

2. 
   

   
   Будите једноставни. Привремени извештај има за циљ да представи напредак који сте постигли, не утапајући читаоца у низ речи и сувишних идеја. Све што требате је да се фокусирате на напредак пројекта, кораке које је потребно предузети и промене које је потребно предузети.
   • У зависности од примаоца извештаја, од вас ће се можда тражити да не пређете одређени број речи. Добро је правило да се потребне информације износе што сажето.

3. 
   

   
   Избегавајте да будете превише нејасни. Обавезно разјасните тренутни статус пројекта. На пример, избегавајте да кажете нешто попут „напредујемо да финансирамо наш уметнички догађај“. Уместо тога, представите своје податке на експлицитнији начин: „Захваљујући две неповратне помоћи од 5.000 евра које су доделиле ове различите институције, потребно нам је само 2.000 евра да постигнемо наш циљ, који је постављен на 12.000 евра“.

4. 
   

   
   Избришите експанзивне изразе. Запамтите, желите да напишете јасан и концизан извештај. Очигледно, покушајте да не будете претрпани својим изразима који ништа не додају у извештај. На пример, изрази као што су "тотална катастрофа" или "огроман успех" су превише емотивни или превише нејасни да би били укључени у извештај клијенту или директору.

5. 
   

   
   Наведите своје изворе. Правилно идентификујте спољне изворе информација, података и графике који су уграђени у ваш извештај. Можете додати страницу на којој ћете навести те изворе.