Како направити директну пошту

Садржај

• фазе
• Део 1 Припрема
• Део 2 Извршите спајање поште са Мицрософт Оффице-ом
• Део 3 Извођење спајања поште с ОпенОффице-ом

Спајање поште је значајка већине пословних пакета која вам омогућава да прилагодите основни документ пре него што га пошаљете више примаоцима. Могуће је произвести спајање поште за велики број различитих докумената, укључујући коверте, етикете, обрасце, с-те, факсове или чак нумерисане купоне и купоне.

фазе

Део 1 Припрема

1. 
   

   
   Израдите датотеку података. То такође може бити радни лист (Екцел тип), слаби подаци или документ е који имају право обликовање. У већини случајева компаније или појединци користе прорачунске таблице, тако да је ово опција коју ћемо користити као пример у остатку овог чланка.
   • Ваша датотека података мора да садржи све информације за које планирате да варирају у две копије. На пример, ако одлучите да пошаљете писмо прилагођеног обрасца, ваша датотека података треба да садржи најмање имена и адресе људи којима желите да пошаљете писмо.
     • На један ред ставите сваки податак у ћелију на вашој табели. Дакле, на крају израде датотеке података свака категорија података (име, име, адреса ...) требало би да има своју колону.
   • Одаберите одговарајуће наслове за сваку своју колону. Спајање поште веже ступац података за колоном. Стога ће, без обзира на софтвер који се користи, сматрати да први ред сваке колоне одговара врсти информација које се налазе у остатку колоне. Стога вам савјетујемо да користите имена која вам се чине релевантна како бисте лакше пронашли свој пут.
     • На пример, ако се у вашој колони чува презимена, Слов би могао бити "Наме", а испод спорости могли бисте унети презиме укључених људи. Дакле, у следећем кораку слања поруке, када вас софтвер пита које поље желите да убаците у свој тип, видећете написано „Наме“ и сетићете се шта је то.
   • Људи са пакетом Мицрософт Оффице који користе Мицрософт Оутлоок за писање свог такође имају могућност да користе свој адресар као датотеку података.

2. 
   

   
   
   
   Сачувајте датотеку података. Спремите га на место које ћете лако памтити и дати му двосмислено име да бисте га лако могли пронаћи.

3. 
   

   
   Напишите свој основни документ одмах. Ово је документ типа који ћете накнадно прилагодити. На пример, ако одлучите да опишете узорак писма, ваш основни документ биће писмо. Сва поља која желите персонализирати спајањем поште у овом тренутку требају остати празна.

Део 2 Извршите спајање поште са Мицрософт Оффице-ом

1. 
   

   
   Приступите функцији спајања поште. Отворите свој основни документ и кликните на „Спајање поште“, затим „Покретање спајања поште“, а затим „Чаробњак за спајање поште по корак“. Ако функционалност није привидна, кликните на "Алати"> "Писма и поште"> "Спајање поште".

2. 
   

   
   
   
   Одговорите на Мицрософт Оффице питања. Алат за слање речи има неколико корака које морате предузети како бисте себи олакшали живот и објединили податке између вашег основног документа и датотеке са подацима, што је паметније и боље одговара вашим потребама.
   • Започните означавањем врсте документа вашег изворног документа. Кликните на тип који је најближи ономе из вашег документа и кликните на Даље: Основни документ.
   • Наведите основни документ који желите користити. Ако сте досад пратили наша објашњења, требали бисте бити у могућности да потврдите оквир "Користи тренутни документ". Кликните на „Даље: Одаберите примаоце“.

3. 
   

   
   Изаберите оно што Ворд назива "постојећом листом". Ово је заправо датотека података коју сте креирали раније. Означите поље и кликните на „Даље“ да бисте прегледали рачунар и пронашли датотеку са подацима и повезали је са изворним документом.
   • Ако више желите да користите Оутлоок адресар, и то је могуће, само потврдите одговарајући оквир.

4. 
   

   
   Изаберите податке које ћете користити. Оффице вам омогућава да одаберете или поништите читаве ступце информација онако како сматрате прикладним. Ово вам омогућава да одаберете која поља желите да попуните у свом основном документу, чинећи вашу датотеку података свестранијом, јер ћете моћи да користите различите информације у различитим пошиљкама. Једном када се све чини како треба, кликните на „Даље“.
   • Подаци се могу сортирати кликом на главу сваке колоне. То вам омогућава, на пример, да брзо прегледате и пронађете тачне информације ако вам датотека података намеће.

5. 
   

   
   Уметните поља у основни документ. На овој новој страници чаробњака за слање од вас ће се тражити да напишете свој основни документ (ако то већ није учињено) и биће вам понуђен широк избор опција за уметање података из датотеке података у вашу основни документ.
   • Да бисте убацили поље у базни документ, поставите курсор на место које желите да поставите поље и кликните одговарајуће дугме у чаробњаку да бисте га поставили.
     • Могуће је обрисати погрешно постављено поље или га два пута поставити притиском на типку Делете на тастатури, као да покушавате избрисати једноставно слово у Ворду.
   • Унапред конфигурисане опције мало се разликују у зависности од врсте документа који сте навели у Ворду. Оффице даје све од себе да обезбеди праве типове података на основу одабране датотеке података. На пример, ако сте Ворд-у назначили да пишете писмо обрасца, могуће је видети опцију која вам омогућава да убаците адресни блок који садржи име и име примаоца, као и његову комплетну адресу, а све је најбоље распоређено на само неколико редова.
     • Неке унапред конфигурисане опције аутоматски ће отворити секундарне прозоре како би вам омогућиле да попуните потребне информације. Али не брините, све се ово објашњава на прилично јасан и лако разумљив начин.
     • Ако користите неку од ових претходно конфигурисаних опција, а чини се да Ворд не може да нађе праве информације у вашој датотеци података, то није проблем: кликните на „Подударна поља“ и кажите програму шта сваком пољу одговара. На пример, можете да покажете Ворду да мора да користи ступац „Име“ ваше датотеке података да би попунио поље „Презиме“ у адресном блоку вашег изворног документа.
   • Да бисте користили своја поља, кликните на "Додатне могућности". Тада ћете моћи да видите заглавља својих колона и уместо њих користити та имена.

6. 
   

   
   Проверите своја писма. Када користите спајање поште, требали бисте знати да ће прилагођена поља садржавати само тачне податке (оне које сте увезли из датотеке података) у тренутку штампања. Међутим, Оффице вам омогућава да прегледате свој документ да бисте утврдили да су информације добро постављене како сте одлучили постављањем различитих поља. Не оклевајте да прегледате свој документ неколико пута док све не буде баш онако како желите.

7. 
   

   
   Завршите спајањем два документа. Последњи корак помоћника за поступно спајање говори вам да је све на свом месту и да је софтвер спреман за почетак штампања ваших докумената. Затим ће исписати онолико копија колико је потребно тако што ће варирати између сваког од поља која сте навели у изворном документу.
   • Могуће је извршити појединачне промене слова по вашем избору кликом на дугме „Уреди слова појединачно“ пре него што започнете штампање докумената.

Део 3 Извођење спајања поште с ОпенОффице-ом

1. 
   

   
   Креирајте базу података. Са ОпенОффице.орг за спајање поште увек је потребна база података, али ипак можете прво да ставите своје податке у прорачунску табелу (као што су Екцел или Цалц).
   • У основном документу отворите мени Филе (Датотека) и изаберите опцију за креирање нове базе података.
   • У дијалошком оквиру који се управо отворио, потврдите оквир „Повежи се са постојећом базом података“. У падајућем менију изаберите „Спреадсхеет“ и затим кликните „Нект“.
   • На следећој страници реците ОпенОффице.орг пут за приступ прорачунској табели коју желите да користите. Такође можете одабрати да ли желите да ставите лозинку у базу података ако потврдите оквир испод путање датотеке података. Кликните на „Даље“.
   • У овом прозору одаберите да ли желите да сачувате базу података на рачунару (ради лакшег приступа касније) и изаберите да ли желите да отворите базу података или не, да бисте могли да извршите промене у њој (Ово вероватно није није неопходно ако сте управо креирали прорачунску табелу). Кликните "Заврши" да бисте сачували базу података.
     • Дајте вашој бази података лако упамћено име да не бисте касније морали губити вријеме на то.

2. 
   

   
   Убаците своја поља. Сада када је ваш основни документ повезан са лако разумљивом базом података за ОпенОффице.орг, све што требате учинити је да спајате податке по вашем избору у своје спајање поште.
   • Кликните на мени "Убаци", а затим "Поља" и на крају "Остало ..." у подизборнику. Можете му приступити и помоћу пречице на тастатури „Цтрл + Ф2“.
   • У дијалошком оквиру кликните на картицу "база података".
   • Кликните на дугме "Прегледај" у доњем десном углу дијалошког оквира и потражите базу коју сте управо створили.
     • Једном када је одабрана ваша база података, она ће се појавити на листи под називом "Изабране базе података" на десној страни прозора.
   • На листи под називом "Типе" са леве стране прозора изаберите "Маилинг Фиелдс".
   • Притисните дугме „+“ поред базе података: у наставку би требало да се појави табела. Затим кликните на "+" поред "Ово" и видећете поља која сте одабрали приликом израде прорачунске таблице.
   • Изаберите било које поље које желите да убаците и кликните „Убаци“ да бисте га поставили у свој основни документ.
     • Не заборавите да поставите курсор тамо где желите да убаците своје поље. Ако заборавите, ово није проблем: само изрежите поље и залепите га на право место.
     • Као и код Оффицеа, поља се третирају као једноставни алфанумерички знакови када се налазе у вашем основном документу. Можете их преместити помоћу размакнице или их избрисати помоћу тастера за брисање на тастатури.

3. 
   

   
   Завршите спајање. Проверите да ли су сва поља на свом месту. Након што је ова верификација завршена, почните са штампањем. Затим ће одштампати онолико копија колико је потребно тако што ће варирати између сваког од поља која сте навели у основном документу