Како организовати демонстрацију

Садржај

• фазе
• Део 1 Припремите се месецима унапред
• Део 2 Организујте се пре две недеље
• Део 3 24 сата пре догађаја
• Део 4 Управљање покретањем догађаја

Вероватно мислите да је организовање догађаја превелики задатак. То може бити случај ако немате осећај за организацију или планирање. Али будите сигурни, јер заједно ћемо видети како треба, од припрема, које могу трајати месецима, па до дана догађаја.

фазе

Део 1 Припремите се месецима унапред

1. 
   

   
   Дефинишите објекат догађаја. Кључна фраза или две могу вам помоћи да јасно одредите сврху вашег догађаја и задржите га у контексту. Да ли намеравате обучити чланове своје заједнице? Да ли покушавате да убедите донаторе да финансирају неке од ваших пројеката? Да ли желите да почастите неке људе или групу људи? Трудите се да смањите опсег своје акције. Без обзира на то шта ћете радити, едуковати, препричавати или поштовати итд., Одговорите на питање: зашто да ли ћете организовати овај догађај?
   • Узмите то као изјаву о мисији. Ваш оквир за успех Кад јасно знате шта желите да учините, биће вам лакше поступити!

2. 
   

   
   Поставите циљеве. Шта желите да постигнете тачно ? Не колики ће бити број учесника или чак и ако се догађај деси, шта желите да изађе са овог догађаја? 5 људи који се окрећу леђима новој компоненти ваше организације? Колекција од 1.000 €? Промјена менталитета? Одушевљена публика?
   • Идентификујте прве три ствари које желите да постигнете кроз организацију свог догађаја и усредсредите се на њихово остваривање. Можда имате финансијски циљ, социјални циљ и лични циљ. То зависи само од тебе!

3. 
   

   
   
   
   Окупите волонтере. Требаће вам добар тим са различитим вештинама. Ваши волонтери могу вам помоћи на различите начине, као што су припрема програма, позивница и плаката или гостовање учесника и договарање након догађаја. Другим речима, они вам могу помоћи да обавите посао. А ако можете, имате волонтере на које можете рачунати!
   • Водите рачуна да менаџери и чланови ваших тимова поштују ваш распоред рада. Сарадња може много олакшати ствари. Када их тражите да вам помогну, од почетка будите јасни о њиховим очекивањима и степену њихове умешаности.
   • Ако не можете да запослите волонтере, запослите тим! Све зависи од природе догађаја који организујете. Менаџери странице домаћина вашег догађаја могу вам ставити на располагање тим, иначе можете проћи кроз привремену радну агенцију.

4. 
   

   
   Припремите буџет. У свој буџет морате укључити све могуће трошкове, приходе, донације и непредвиђене трошкове. Ако не буџете, на крају ћете имати гомилу рачуна у рукама, празан новчаник и нема појма о последњем проблему. Будите реални од почетка да бисте избегли изненађења на дан догађаја.
   • Потражите начине за снизење трошкова. Можете ли запослити волонтере који ће радити бесплатно? Можете ли се одлучити за јефтинију почетну страницу, попут куће неког од ваших пријатеља? Запамтите да је једноставан, али успешан меч импресивнији од догађаја који је на путу, али који се претвара у фијаско.

5. 
   

   
   
   
   Одлучите где и када. У томе је ствар најважније када се ради о вашем догађају.Какво је место и који ће датум навести некога да каже: "Да, видећу то! Изаберите време када су сви слободни, лако доступно место и нешто надохват руке!
   • Проверите календар догађаја у вашем крају и одредите своју публику. Ако циљате људе који проводе вријеме код куће, ваша најбоља опција је да организујете састанак у кварту, током дана, можда нудећи бригу о деци. Али ако циљате студенте, најбоље је да састанак одржавате ноћу у центру града. Ако можете, идите тамо где је ваша публика већ пронађено.
   • Наравно, у неким случајевима ћете бити приморани да резервишете своју веб страницу. Обратите се особи задуженој за место које ћете користити што је пре могуће. Не заборавите да је вероватно запослен као и ви!

6. 
   

   
   Размислите о логистици. За све вам треба логистика. Које ће бити могућности паркирања? Која су средства за приступ особама са инвалидитетом? Шта можете учинити у зависности од величине вашег састанка? Која ће вам опрема требати? Који ће вам додатни предмети, као што су пиће, значке, брошуре, требати и захтевати додатне трошкове? Колико људи је потребно да би се догађај несметано одвијао?
   • Размислите о свим тим проблемима са својим тимом и разговарајте о свим аспектима проблема. Можете ли предвидјети неке непредвиђене догађаје и избећи их? Да ли постоје посебни гости којима треба присуствовати? Да ли морате да правите изузеће?

7. 
   

   
   Размислите о маркетингу и оглашавању. Док сте код њега, направите плакат. Мора садржавати датум, место, време, име госта, наслов и тему или слоган догађаја. Будући да сте још увек у прелиминарној фази, одвојите време за сређивање ових детаља. Међутим, занимљиво је брзо направити привремени запис да бисте имали свеобухватан преглед ваше организације!
   • Такође размислите о другим начинима ширења информација. Ан инг? Мејлинг? Фацебоок или пола туце веб сајтова (детаљније мало даље)? Шта ће вам требати пре догађај који ће привући учеснике и какве ће бити ваше потребе за догађај да одржи њихово интересовање?

8. 
   

   
   Се организујемо. Вероватно је да вам је за сада све збуњујуће у глави и не знате како да започнете. Удахните дубоко и отворите Екцел. Припремите привремени календар свог догађаја. Направите неколико табела како бисте организовали своје идеје. То вам се можда чини непотребно, али за два мјесеца честитаћете себи што радите овај посао.
   • За сваку активност припремите распоред са роковима. Напишите имена својих сарадника и наведите њихове задатке и периоде извршења. На тај начин можете да организујете и одговорите на сва питања која имају.

Део 2 Организујте се пре две недеље

1. 
   

   
   Проверите да ли је све у реду. Подесите датум и локацију догађаја, одаберите свог почасног госта, особље, тему и слоган вашег догађаја. Која су питања која могу изазвати проблеме? Која су питања која се могу појавити у последњем тренутку? У овом тренутку морате финализирати све своје детаље.

2. 
   

   
   Окупите се са својим тимом. Добијте свој буџет, распоред итд. Одобрен од стране чланова вашег тима и менаџера. Дошло је време да се испитају и разреше сва питања. Да ли су ваши запослени разумели шта морају да раде? Да ли се осећају пријатно током целог поступка?
   • Још једном се окупите са својим сарадницима и волонтерима да разговарамо о свим могућим проблемима. То је такође савршено време за израду акционог плана.
   • Водите рачуна да ваш тим нема унутрашњих проблема. Останите у контакту са вођама и члановима сваке групе, као и са својим волонтерима.

3. 
   

   
   Преносите одговорности на неке од својих сарадника и доделите искуснијима да координирају све активности. Ако се ради о гигантском догађају, наложите неколико људи да координирају неколико активности, под надзором само једне одговорне особе. Запамтите да чланови групе морају да верују свом вођи групе.
   • На дан догађаја размислите да одредите једну или две особе да се састану и поздраве учеснике док они стигну на лице места. У принципу, пријемни одбор је одговоран за обрадовање свих и пружање осећају да су учесници у добрим рукама.

4. 
   

   
   Обавезно ажурирајте веб локације повезане са догађајем. Вероватно сте на Фацебооку и, али постоји још неколико веб локација које можете да искористите за бољу промоцију свог догађаја. Евентбрите, Евите и Меетуп су 3 најважнија места о којима треба да размишљате. Ако их још не знате, идите на интернет одмах!
   • И наравно, не заборавите сопствену веб страницу, свој блог или своју Фацебоок страницу, ако их имате. Можете слати подсетнике, постављати слике и управљати одговорима (РСВП). Што сте активнији, то ћете их боље примијетити сви.

5. 
   

   
   Затражите од делегата да финансирају и спонзоришу одређене активности. Током наредних дана мораћете да се суочите са неколико трошкова и нећете платити све из свог џепа! Сакупите барем мало новца да покријете трошкове покретања, као што су изнајмљивање собе и опреме, а можда и угоститељи. Можда ћете морати да платите за одређене ствари или услуге.
   • Проверите да ли имате адекватну административну процедуру за пријем, потврду и наплату услуга које су вам потребне. Морате пратити све што радите да бисте касније могли на то да се обратите, па се боље организујте рано, поготово ако ваши трговински партнери раде нешто погрешно.

6. 
   

   
   Огласите свој догађај. Припремите брошуре, пустите рекламе, информишите медије, упутите директну пошту, телефонирајте, пошаљите групе групама и посетите потенцијалне учеснике или спонзоре. Шта друго учинити да охрабрите људе да дођу? Водите рачуна о ширењу потпуних информација које остављају мало простора за питања. Али на крају, ви такође желите да побудите радозналост ваше публике!
   • Дефинишите своју циљну публику. Ако покушавате доћи до старијих особа, нећете губити време на њихово слање снапцхатс. Идите на места која посећују ваши учесници и користите алате које су упознати. Трудите се да будете врло приступачни и понашајте се нормално.

7. 
   

   
   Сакупите све што вам је потребно за ваш догађај. На пример, медаље, игре, мали сувенири, награде или сертификати. Постоји пуно ствари и направа које неискусно могу проћи неопажено, али знате сваки шатор и све што може тамо ући. И не заборавите столове, столице, озвучење, постере, столњаке и све ове важне ствари!
   • Само ово питање заслужује целу радну сесију са вашим особљем. Не престаните размишљати о томе док не нађете 5 ствари као што су оловке, прибор за прву помоћ, батерије, сладолед и додаци. Морате бити сигурни по сваку цену да имате све покривено.

8. 
   

   
   Организујте се за све. Договорите се за снимање слика и видео записа. Организујте покрете гостију. Договорите се и за храну и тим за чишћење. Листа се може продужавати из дана у дан, али то је нормално, јер организујете свој догађај!
   • Водите рачуна о храни и освежењима. Време је и за планирање посебних објеката, попут оних за особе са инвалидитетом, итд. Такође проверите да ли су неки учесници вегетаријанци или имају посебне прехрамбене потребе.
   • Обезбедите столице, столове, сет, микрофоне, звучнике, рачунаре, пројекторе са течним кристалима (ЛЦД), подијуме, сву опрему потребну за правилно постављање места догађаја.

9. 
   

   
   Припремите листу људи којима се могу обратити. Требат ће вам бројеви телефона, адресе и сви ваши запослени. Исто тако, припремите листу ВИП-а и добављача. Ове листе ће бити корисне ако неко није присутан или касни.
   • Претпоставимо да ваши угоститељи касне? Знате ли како то учинити? Узеш свој прекрасан списак и назовеш их. Да ли су стварно мислили да идеш тражити ових 100 кг свињског меса? Па, нема везе. Дајете списак Францоису и тражите да иде својим камионом на наведену адресу. И то је то! Сада знате шта морате учинити, или их престаните користити или бити прецизнији у саопштавању својих детаља!

10. 
    

    
    Идите на место догађаја са запосленима. Крените у обилазак и пажљиво проверите паркирне просторе, тоалете, зелене собе, обезбеђивање улаза и излаза. Пронађите места у близини у којима можете правити фотокопије или телефонирати и обављати куповине у случају нужде. Једном речју, тежите да терен познајете као свој џеп.
    • Такође разговарајте са својом контакт особом. Мора знати место боље од било кога. Постоји ли неки одређени проблем који морате знати? Постоје ли временска ограничења? Да ли бисте морали да држите врата затвореним у одређено време? Хоће ли бити, не дај Боже, рутинских ватрених вежби током протеста?

Део 3 24 сата пре догађаја

1. 
   

   
   Буди миран. Скоро сте стигли на крај реченица. Изузетно је важно да ваше идеје буду јасне и да останете на правом путу. Провели сте месеце припремајући се! Све ће бити у реду. Ако будете мирни, ваш тим ће се понашати попут вас и догађај ће се одвијати у добрим условима. Штавише, све ће бити завршено врло брзо!
   • Озбиљно, скоро сте стигли до краја реченица. Све сте испланирали, смислили сте све могуће проблеме. Ако се нешто догоди, превазићи ћете потешкоће. И запамтите, нико вас неће кривити. Бучни гост, осредња храна, не брините превише, јер учесници знају да не можете све да контролишете. Дакле, опустите се, све ће бити у реду.

2. 
   

   
   Извршите последње провере са својим тимом. Обавезно обавестите све о времену догађаја и како до њега доћи. Не желите да на дан догађаја вас сви запослени истовремено питају гдје су та света службена врата.
   • Чак и ако не примате питања, потрудите се да процените понашање својих запослених. Да ли су задовољни описом својих задатака? Да ли смрде међу њима? Ако не, разговарајте с њима и покушајте заједно да избројите потешкоће. Можда би неком било угодније радити нешто друго или радити са неким другим.

3. 
   

   
   Проверите све позивнице и одговоре које сте добили. Направите листу гостију и назовите некога да броји присутне. У већини случајева број присутних људи ће бити различит људи који су се одазвали. Можда сте добили 50 позитивних одговора и на крају 5 или 500 људи присутно. Дакле, чак и знајући број одговора које сте добили, будите спремни на екстремне ситуације!
   • Док сте тамо, подсетите догађај на угледне госте. Изненадит ћете се бројем људи који ће рећи: "О да, тако је! Сутра је, зар не? Превидима можете избјећи једноставним телефонским позивом или слањем СМС-а.

4. 
   

   
   Идите до места и уверите се да је све спремно. Да ли је соба чиста и доступна? Да ли је инсталирана електронска опрема? Да ли су обављени тестови доброг функционисања? Можете ли унапред инсталирати опрему, ако је потребно? Да ли је особље спремно?
   • Проверите да ли је довољан број присутних људи који надгледају догађај. Наравно, увек је боље имати више људи. Можда ће вам требати неко ко може да направи хитну трку, угости почасног госта или да реши непредвиђени догађај; или једноставно добити кафу

5. 
   

   
   Припремите комплете за учеснике. Сваки комплет може да садржи боцу воде, лагану ужину, свеску, оловку, књижицу и потребне информације. Такође можете да укључите мале успомене. То је заиста детаљ који ће навести учеснике да мисле како је догађај био добро осмишљен и добро организован. И стварно ће мислити да се ви бринете о обоје!
   • Ово може бити резервисано за госте, особље или обоје! Ко не воли примање гранола бара и оловке?

6. 
   

   
   Направите скрипту. То је листа која садржи све потребне информације класификоване према распореду и просторији. Припремите временски програм за важне активности. Структура форме зависи од вас. Трудите се да га не учитавате за лако читање.
   • Ако сте заиста избирљиви и веома марљиви, можете то успоставити више скрипте. Звучници ће вас можда затражити листу других звучника са њиховом локацијом и распоредом. Ваш тим ће желети листу опреме, распоред и правила чишћења. Ако имате времена да их припремите, ове листе могу бити корисне.

7. 
   

   
   Припремите списак акција које треба предузети током догађаја. Било би катастрофа ако си тамо, све је ту, сви су ту и одједном схватиш да си код куће заборавио 1.200 чаша на паузи за кафу. Уништили бисте све. Дакле, направите контролну листу и понесите са собом све што ће вам требати!
   • Ако се ствари нагомилавају, додијелите посебан задатак сваком члану вашег тима. Дакле, на дан догађаја нећете губити време трчећи десно и лево, вршећи кризу. Још две руке олакшавају терет ... као што се каже.

Део 4 Управљање покретањем догађаја

1. 
   

   
   Будите рано на месту догађаја са својим особљем и волонтерима. Проверите да ли су сви присутни и проверите да ли електронска опрема исправно ради. Имате ли ласт-минуте питања? Ако вам је остало времена, пружите пиће, реците им неколико речи охрабрења, а затим их одморите! Заслужили сте то. Спремни сте.
   • Обавезно припазите да организатори носе препознатљиву значку или друге знакове, тако да их учесници могу лако пронаћи када је то потребно. Понекад ношење умора није довољно.

2. 
   

   
   Инсталирајте све. Изнутра и споља. Да ли треба да висите балоне на поштанском сандучићу или билборду у углу? А шта мислите о вратима и главном улазном ходнику? Ако учесници морају да се крећу комплицираном стазом, поставите што више знакова да бисте их боље водили.
   • Не заборавите банере добродошлице и информативне банере који су врло корисни. Не заборавите да учесницима олакшате проналажење локације догађаја. Само по себи!
   • Инсталирајте пријемни и регистрациони сто. По доласку на место учесници треба да примете шта им је потребно да би се сами усмерили. У супротном, могу трчати у круг и осећати се непријатно.Да ли се сећате пријемне комисије о којој смо разговарали раније? Поставите некога на улаз да поздрави учеснике и одговори на њихова питања.
   • Пошаљите мало музике! То може одагнати сваку непријатност која би иначе повећала расположење.

3. 
   

   
   Водите рачуна да важни људи буду свесни догађаја. Ако говорник касни, прилагодите свој распоред и обавестите заинтересоване. Ако оброк траје дуже од очекиваног, морате их упозорити на промену програма. Ретко је да ствари иду по распореду, зато будите сигурни да ћете обавестити људе о променама.

4. 
   

   
   Фотографујте! Вероватно желите да сачувате успомене на свој догађај. А виђење некога како хода около камером може узбудити учеснике. Не заборавите банер спонзора, ваш, улаз, пријем итд. Можда их можете користити следеће године!
   • Ако је могуће, замолите некога од пријатеља или професионалног фотографа да се побрине за све те детаље. Ето, имаш довољно! Али морате водити рачуна о својим гостима, па нека неко води рачуна о фотографијама итд.

5. 
   

   
   Понуди сувенир. Ваши учесници су можда нешто научили присуствовањем вашем догађају, а ви желите да они оставе да размишљају о нечему или постављају питања или размишљају о предузимању акције. Дакле, дистрибуирајте летак или нешто што могу понијети са собом да бисте им дали идеје за то деловати после догађаја.
   • Не заборавите да направите форум за повратне информације. Дајте учесницима прилику да прате, кажу шта мисле, предложе побољшања и подијеле жеље за наредни догађај. И наравно, како могу да их поједноставе!

6. 
   

   
   Очистите рецепцију! Подигните електрични бројило, покупите банере, уклоните столове итд. Вратите места у првобитну ситуацију, онакву каква су била пре догађаја. Ово је посебно важно ако сте изнајмили собу и желите да се вратите. Власници вам могу наплатити накнаду, коју бисте могли другачије избјећи. Поделите задатке како би операција била што лакша.
   • Проверите да на лицу места није заборављено ништа драгоцено и ако јесте, поставите услугу изгубљене имовине
   • Обратите пажњу особи која је задужена за то место, штете које би могле доћи током догађаја. Боље је бити искрен и директан.
   • Водите рачуна о смећу и понашајте се у оквиру својих могућности. Служба чишћења ће се побринути за ово питање.

7. 
   

   
   Водите рачуна о свим задацима који произилазе из одржавања вашег догађаја. У ствари, то зависи од природе дотичног догађаја. Можда немате пуно посла, али можете завршити и дугу листу људи којима треба захвалити и рецепт којим можете управљати. Ево неколико идеја за почетак.
   • Хвала свим члановима вашег тима, волонтерима и спонзорима. Не бисте могли да приредите свој догађај без њих!
   • Ажурирајте и финализирајте своје налоге. Овај задатак мора бити завршен што је пре могуће. Боље је имати најмање детаља за прилагођавање.
   • Организирајте пријем захвале за све оне који су вам помогли, ваше особље мора да се осети поштовано и ваши донатори осећају да су учествовали у доброј ствари.
   • Дајте дотичним особама сувенире или брошуре.
   • Поделите спонзорима и људима који су забринути за њихов део рецепта.
   • Објавите фотографије догађаја на својој веб локацији.

8. 
   

   
   Организујте евалуациони састанак након догађаја да бисте побољшали своју организацију у будућности. Сад кад сте постигли све, да ли постоје ствари које сте могли учинити другачије? Које су ствари радиле добро, а које нису? Да ли бисте пристали поново организовати такав догађај? Шта сте научили?
   • Ако добијете повратне информације, узмите у обзир то. Ако ваши гости то не учине, замолите ваше особље да то ураде! Шта они мисле о догађају? Барем, да ли су цене себе? Наравно откад су имали гранола бар и оловку, зар не?