Како ефикасно организовати своје време

Садржај

• фазе
• Део 1 Процените тренутно управљање својим временом
• Део 2 Избегавање ометања
• Део 3 Ефикасно коришћење вашег времена

Сви су икада чули да се неко жали како у дану нема довољно сати да се уради све што треба. Неколико основних савета за организовање и управљање вашим временом могу вам помоћи да најбоље искористите своје време. Ако научите како да ефикасно организујете своје време, моћи ћете да постигнете још много тога.

фазе

Део 1 Процените тренутно управљање својим временом

1. 
   

   
   Проматрајте своје свакодневне активности. Пазите шта радите сваки дан и бележите различите начине на које проводите своје време. Изненадит ћете се када видите колико времена губите на дан када га упоредите са временом које проводите радећи оно што морате.
   • Не заборавите да узмете у обзир и узалудније активности, на пример када припремате доручак, када обављате кућанске послове, када се туширате, итд.

2. 
   

   
   Запишите све своје активности у свеску. Након што сте приметили све своје активности и проценили колико времена проведете у њима, запишите то у бележницу. Ставите све податке у исту бележницу, јер ћете тако моћи лакше да идентификујете обрасце који се понављају и тренутке када изгубите време ако их све видите на истој страници.
   • Не памтите ништа и јасно запишите сваки унос у свеску. Не групирајте одвојене догађаје у један унос, не подцењујте мање задатке и запишите тачно време када процењујете како се ваш дан руши.
   • Можда ће бити корисно груписање одређених активности у категорије. На пример, можете приметити плаве кућанске послове, црвене радне активности и хобије у црној боји. То ће вам помоћи да боље визуелно видите како проводите своје време.

3. 
   

   
   
   
   Процијените своје вријеме. Да ли проводиш сат времена не радећи ништа? Два сата да одлучите где ћете јести? Осам сати сурфати Интернетом? Пронађите предлошке који вам говоре како проводите вријеме и одредите које су вам активности потребне, а које нису.
   • Да ли губите време зато што немате контролу над собом? Да ли ствари стављате пречесто преко ноћи? Да ли прихватате превише одговорности? Ово су питања која бисте требали себи поставити док процењујете како проводите своје време.
   • Можда сте схватили да свој дан поделите на начин који нема смисла. На пример, можда није паметно радити пола сата пре него што проведете десет минута радећи неважне ствари, пре него што се пола сата вратите на посао. Бићете концентрисанији и продуктивнији ако радите сат времена и бринете о мање важним стварима касније.
   • Боље је да се својих задатака бавите разбијањем. Ова метода тражи од вас да одредите количину времена за један задатак без ометања.

4. 
   

   
   
   
   Размислите о подешавањима. Сада када тачно знате шта радите у своје време, почните са активним прилагођавањем свог распореда. Обавезно идентификујте подручја која не можете да смањите. Није то зато што нешто треба пуно времена, већ је и време које трошиш.

5. 
   

   
   Откријте шта није у реду. Ако трошите три сата дневно слајући радне папире, мало је вероватно да ћете моћи да смањите количину времена које потрошите на ову активност. Међутим, ако између посла послате четири или пет чланова особља, можда ћете моћи смањити количину времена које потрошите на ову активност.

6. 
   

   
   Промените своје навике. Који год да је ваш проблем у управљању вашим временом, увек постоји решење. Једном када нађете време на које губите време или начин на који треба да проведете време, мораћете да уложите заједнички напор да промените своје навике управљања временом.
   • Ако проводите превише времена радећи кућанске послове или припремајући храну, размислите о томе да запослите домаћицу или куварицу. За неке људе њихово време вреди више од новца.
   • Можете добар део дана провести бесциљно сурфајући Интернетом. Можете ограничити приступ одређеним веб локацијама или друштвеним мрежама када бисте радије радили или радили нешто друго.

Део 2 Избегавање ометања

1. 
   

   
   Препознајте дистракције у вашем животу. Сталне дистракције су највећа претња добром управљању временом. Морате схватити на које активности или на које особе обично губи време. Било да је реч о пријатељу који никад не престаје да разговара или је крив ужитак који вас удаљава од посла, морате да нађете начине да избегнете све што вам троши време.
   • Ако трошите пуно времена на нешто што не даје жељене резултате, вероватно би требало избећи ометање у вашем животу.
   • Ако радите у канцеларији, вероватно ћете многе колеге сматрати ометањем. Избегавајте непотребне разговоре када имате неке обавезе. Међутим, не заборавите да је ваш став у канцеларији подједнако важан за напредак ваше каријере као и ваше вештине управљања временом, тако да не треба да будете лоши.

2. 
   

   
   Избегавајте дуге разговоре преко телефона. Ако проводите пуно времена у телефону, можда ћете требати да прилагодите своје навике разговора. Често можете постићи брже резултате лицем у лице, а не телефонским дискусијама, због чега морате да смањите количину времена које проведете виси на линији.
   • Многи телефонски разговори, посебно на почетку или на крају, укључују непотребне или непотребне дискусије. Људи имају тенденцију да одступају од теме док су у телефону, тако да морате обратити пажњу. У сусретима лицем у лице осећате се обавезнијим разговарати само о теми која вас занима. То се дешава зато што нема других ометања када сте испред позиваоца.

3. 
   

   
   Не трошите превише времена на Интернету. Мрежа користи мрежу као важно средство за постизање задатака које је потребно обавити. Међутим, има исто толико оних који се препуштају читању бескорисних чланака или спортских вести или гледању слика звезда, мачака или штенаца. Будите усредсређени док користите Интернет. Постоје програми за које можете инсталирати да блокирају одређене апликације, веб локације и домене како би се смањиле дистракције које Веб нуди.
   • Избегавајте Фацебоок и друге странице на друштвеним мрежама када бисте требали да се фокусирате на нешто друго.
   • Такође ћете изгубити пуно времена тражећи разне теме на Гоогле-у. Можда бисте помислили да брзо претражите једну тему и пре него што је сазнате, провели сте три сата у дубини мреже.

4. 
   

   
   Користите знак "не узнемиравај". Вероватно знате овај знак који виси на вратима хотелских соба. То може бити једнако ефикасно у канцеларији или на вашем радном месту. Овакав знак можете покупити тако што ћете одабрати онај у следећем хотелу у којем ћете одсести или ако га одштампате код куће, ако га буде требало, окачити на врата своје канцеларије. Тако ћете избећи ризик непотребних разговора који ће вас одвратити од вашег рада.
   • Ако радите код куће, од пресудне је важности имати посебан простор само за рад. Не радите у заједничким деловима куће јер би вас телевизор, телефон или конзола за видео игре лако могли одвратити од вашег посла.

5. 
   

   
   Одвојите време за неизбежне дистракције. Постоје неке дистракције које људи једноставно не могу избећи. Понекад вам шеф приђе да разговара о стварима, а други или старији члан породице треба помоћ у једноставним стварима. Без обзира на ове неизбежне дистракције, ако се припремите унапред, они неће ометати време које вам је потребно за друге пројекте или активности које требате да довршите.

Део 3 Ефикасно коришћење вашег времена

1. 
   

   
   Напиши све. Не ослањајте се на меморији да бисте довршили задатке које требате да испуните. Запишите све што морате да радите на једном месту и будите спремни да се често будете информисали на овој листи да бисте постигли своје циљеве.
   • Чак и ако вам се дотични задатак чини споредним или споредним, забележите га. Ваш календар треба да буде испуњен малим коментарима попут "назови Џона", "потражите профитне марже" или "пошаљите га шефу".
   • Стално држите у себи свеску како бисте бележили задатке који се појављују. Мислите да ћете се сјетити да их напишете касније, али то нећете учинити.

2. 
   

   
   Користите календар. Додавањем једноставног календара вашим алатима који вам помажу у организацији, можете ефикасније организовати своје време. Пишите нове рокове, домаћи задатак или састанке када допуњују ваш распоред. Одвојите време сваког јутра да поново прочитате свој календар да бисте сазнали шта вас чека.

3. 
   

   
   Избегавајте прекомерну употребу. Организујте свој распоред тако да не избегавате превише ствари или истовремено будете одговорни за превише пројеката. Проверите свој календар пре него што прихватите било шта да бисте били сигурни да имате времена. То ће вам помоћи да будете организовани и редовно гледате свој календар.

4. 
   

   
   Уклоните дистракције. Организујте своје време продуктивно тако што ћете елиминисати елементе који би могли да вам омете пажњу или да изгубе из вида ваш циљ или закасните. Држите телевизоре и играће конзоле даље од просторије у којој студирате или плаћате рачуне како бисте се фокусирали само на задатке које је потребно прво обавити и како бисте задржали хобије за касније.

5. 
   

   
   Организујте своје задатке. Ефикасно управљајте својим временом тако што се организујете да прво обавите неке важне или хитне задатке. Имајте на уму у свом календару обележавањем посебним маркерима у боји или стављањем налепнице. Прво водите рачуна о овим хитним активностима да бисте себи дали довољно времена да их довршите, а затим радите на мање хитним активностима након што завршите прве.
   • Не устручавајте се да с времена на време мењате своје приоритете. Постоје ствари које се могу појавити у последњем тренутку и које брзо захтевају вашу пажњу. Мораћете да престанете да радите оно што радите и понекад да преусмерите енергију и време на ласт-минуте активност. Само пазите да се то не дешава пречесто.
   • Ако схватите да током дана непрестано мењате своје приоритете, нешто није у реду. Чак и ако морате да очекујете мања прилагођавања током коришћења времена, ако морате непрестано да се мењате, то може бити зато што нисте правилно организовали своје активности од почетка.

6. 
   

   
   Будите реални. Дајте себи реално време за завршетак сваког од задатака. Ако мислите да ће активност требати пола сата до сат времена, завршите себи. Ако останете реални колико ће дуго трајати нека активност, избјегавате да будете преоптерећени или касните.
   • Превенција је увијек боља од лијечења и даје вам више времена него што вам треба. Ако свој задатак завршите раније, можете прећи на следећи задатак, што не би требало да утиче на вашу продуктивност.

7. 
   

   
   Организујте основне активности. Не заборавите да рачунате време које вам је потребно за основне активности као што су оброк или туш. То вам се може чинити природним, али важно је издвојити вријеме да их обавите међу својим другим активностима како бисте били сигурни да их не заборавите или да не закасните.

8. 
   

   
   Користите систем подсетника. Поставите једноставан систем подсетника поред свог распореда који ће вам помоћи да се сетите важних задатака и рокова. Користите објаве или упозорења на свом телефону у одређено доба дана да бисте запамтили да нешто предузмете или планирате неку активност. Овај систем ће вам помоћи да ништа не заборавите.
   • Избегавајте да се ослањате на друге да бисте се сетили шта морате учинити. Вероватно ће вас заборавити као што бисте и ви заборавили себе.
   • Ако имате нешто веома важно за то, организујте много подсетника. Можете игнорисати пост-ит или упозорење на телефону.

9. 
   

   
   Затражите помоћ. Замолите некога да вам помогне или делегира једноставније задатке ако је потребно. Помоћи ћете себи у управљању својим распоредом ако се поносите собом и замолите некога да ради једноставне задатке, попут помагања у кућним пословима или припреме вечере када сте заузети.
   • Обавезно пренесите своје одговорности на квалификоване људе. Није довољно да довршите предметни задатак, већ желите и да га добро обавите.
   • Не узимајте навику да стално тражите помоћ својих колега. Ово указује да не знате како да управљате својим временом. Бићете лени и немотивирани.

10. 
    

    
    Процијените своју продуктивност. С времена на време, потребно је направити корак уназад и анализирати шта сте постигли, квалитет вашег извођења и време које вам је требало. Упознавањем ових аспеката вашег рада и свог живота, моћи ћете да промените свој распоред и своје дневне навике, што би могло да донесе изненађујуће ефикасне резултате.

11. 
    

    
    Наградите себе. Ако радите напорно или превише, достићи ћете фазу исцрпљености и биће вам тешко да се концентришете чак и на најједноставније задатке. Тада морате повремено да одвојите тренутак да прославите оно што сте постигли и да себе наградите радећи нешто што заиста волите.
    • Обавезно проводите своје слободно време забављајући се. Искључите телефон и избегавајте одговарање на питања. Ако помешате посао и задовољство, нећете уживати у себи и нагомилаћете умор.
    • Ако радите понедељак или петак, викенд одмарајте. Ако сте радили три месеца без паузе на истом пројекту, искористите мало одмора када завршите.